Rechnungsprüfung prüfen lassen

Was eine Rechnung ausmacht und welche Bestandteile Pflicht sind

Eine Rechnung ist kein Vertrag, sondern ein Dokument, das eine bereits erbrachte Leistung oder gelieferte Ware abrechnet. Damit sie steuerlich und zivilrechtlich wirksam ist, schreibt das Umsatzsteuergesetz feste Pflichtangaben vor. Dazu zählen Name und Anschrift von leistendem Unternehmen und Empfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten erleichterte Anforderungen. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen, was gerade für Unternehmen teuer wird.

Häufige Fehlerquellen und Problemstellen

Gerade bei der Rechnungsprüfung lohnt der genaue Blick, denn Fehler treten häufiger auf als gedacht:

• Falscher oder fehlender Umsatzsteuerausweis: Ein zu hoher Steuersatz, ein doppelt berechneter oder ein bei innergemeinschaftlichen Leistungen unzulässig ausgewiesener Steuerbetrag schuldet das Unternehmen nach Paragraf 14c UStG dennoch dem Finanzamt.
• Verjährte Forderungen: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach Paragraf 195 BGB drei Jahre, gerechnet ab Ende des Jahres der Entstehung. Wer eine alte Forderung erhält, sollte prüfen, ob bereits Verjährung eingetreten ist.
• Nicht vereinbarte Posten: Abgerechnet werden darf nur, was tatsächlich beauftragt und geliefert wurde. Mengen, Stundensätze und Pauschalen müssen mit Angebot oder Vertrag übereinstimmen.
• Unberechtigte Mahn- und Verzugskosten: Verzugszinsen entstehen nach Paragraf 286 BGB erst bei tatsächlichem Verzug. Pauschale Mahngebühren über dem konkreten Aufwand sind unzulässig.
• Versteckte Preiserhöhungen bei wiederkehrenden Abrechnungen, etwa bei Energie oder Telekommunikation, die nicht durch die Vertragsgrundlage gedeckt sind.

Worauf Sie bei der Prüfung konkret achten sollten

Prüfen Sie zunächst die formale Vollständigkeit, anschließend die rechnerische Richtigkeit: Stimmen Einzelpreise, Summen, Rabatte und der ausgewiesene Mehrwertsteuerbetrag rechnerisch überein. Gleichen Sie danach die sachliche Berechtigung ab, also ob Leistung, Menge und Zeitraum dem Vereinbarten entsprechen. Achten Sie auf die Zahlungsfrist und etwaige Skonto-Konditionen, denn ein nicht gewährtes, aber vereinbartes Skonto verschenkt bares Geld. Bei Datenangaben gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit nach DSGVO: Eine Rechnung sollte nur die für die Abrechnung erforderlichen personenbezogenen Daten enthalten.

Praxis-Tipp

Ein typischer Fehler ist es, eine Rechnung wegen einer einzelnen falschen Position vollständig zu ignorieren. Besser ist eine schriftliche Beanstandung des strittigen Teils unter Vorbehalt, während der unstrittige Betrag fristgerecht bezahlt wird, um Verzug zu vermeiden. Bewahren Sie Geschäftsrechnungen entsprechend den steuerlichen Aufbewahrungsfristen auf.

Diese Hinweise dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Eine KI-Analyse prüft Ihre Rechnung in Sekunden auf fehlende Pflichtangaben, Rechenfehler und auffällige Posten und macht problematische Stellen sofort sichtbar.