Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben: Was seit dem NBG 2025 erlaubt ist

Bis vor kurzem galt für Arbeitsverträge ein Schriftform-Reflex: Personalabteilungen druckten den Vertrag aus, der Mitarbeiter unterschrieb mit Kuli, alles wurde gescannt, abgeheftet, archiviert. Seit dem Nachweisgesetz-Reform 2025 (NBG 2025) hat sich das deutlich entspannt — aber an einer Stelle müssen Sie weiterhin vorsichtig sein.

Die wichtigste Änderung — Textform statt Schriftform

Bis 2024 verlangte das Nachweisgesetz (NachwG) für den Arbeitsvertrag eine Schriftform im engen Sinn (§ 126 BGB) — also entweder eine handschriftliche Unterschrift auf Papier oder eine QES (qualifizierte elektronische Signatur). Mit dem Reform-Gesetz wurde § 2 NachwG so umgestellt, dass Textform (§ 126b BGB) ausreicht. Das bedeutet:

• Eine E-Mail mit allen Vertragsbedingungen genügt
• Eine PDF-Signatur per SES (einfache elektronische Signatur) genügt
• Eine Bestätigung durch Klick auf einen Sign-Link genügt

Praktisch: Mitarbeiter und Arbeitgeber können den Vertrag in 5 Minuten online abschließen, ohne dass jemand das Büro verlassen muss. Die Beweiskraft vor Gericht ist durch ein PAdES-Server-Siegel plus Audit-Trail deutlich höher als bei einem ausgedruckten PDF mit handschriftlicher Unterschrift, das per Post zurückkommt.

Die Ausnahme — befristete Arbeitsverträge

Hier ist die wichtigste Falle: Für befristete Arbeitsverträge gilt § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG):

> Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

Diese Schriftform ist im engen Sinn § 126 BGB — also entweder handschriftlich oder QES. SES und AES reichen nicht aus.

Praktische Konsequenz: Wenn Sie einen befristeten Arbeitsvertrag per SES abschließen, ist der Vertrag selbst wirksam — aber die Befristung fällt weg. Sie haben dann ungewollt einen unbefristeten Arbeitsvertrag abgeschlossen. Für den Arbeitgeber ein erheblicher Nachteil, für den Arbeitnehmer (je nach Sichtweise) ein Vorteil.

Was zählt als „Befristung"?

Die Schriftformpflicht greift bei jeder Form der Befristung:

• Klassische kalendermäßige Befristung (z.B. „befristet bis 31.12.2027")
• Zweckbefristung (z.B. „für die Dauer der Schwangerschaftsvertretung von Frau Müller")
• Probearbeitsverhältnisse, soweit sie als Befristung ausgestaltet sind
• Saisonarbeitsverträge

Nicht betroffen sind unbefristete Arbeitsverträge mit Probezeit — die Probezeit selbst ist keine Befristung, sondern eine Kündigungserleichterung innerhalb des unbefristeten Vertrags.

Andere Ausnahmen, die Sie kennen sollten

Neben der Befristung gibt es weitere arbeitsrechtliche Verträge oder Vertragsbestandteile mit Schriftform-Pflicht:

Faustregel: alles, was den Vertrag beendet oder zeitlich einschränkt, braucht Schriftform. Alles, was den Vertrag inhaltlich ausgestaltet, braucht nur Textform.

So lösen Sie das bei VertragLotse

Solange Phase 2 (AES/QES via D-Trust) noch nicht live ist, bekommen Sie bei uns ausschließlich SES. Das bedeutet:

• Unbefristete Arbeitsverträge können Sie problemlos per VertragLotse online unterschreiben lassen — der Vertrag landet inkl. PAdES-Siegel und Audit-Trail im Vertragsarchiv beider Parteien.
• Befristete Arbeitsverträge sollten Sie weiterhin per Papier oder QES (Skribble / Bundesdruckerei sign-me) abschließen — bis unsere Phase 2 live ist. Die KI-Vertragsanalyse können Sie aber bereits jetzt nutzen, um die Befristungsklauseln zu prüfen.

Tipp für HR-Abteilungen

Wenn Sie als HR mehrere Verträge parallel abwickeln, lohnt sich der Templates-Workflow: Vertragsmuster einmal hochladen, Field-Placer einmal konfigurieren, dann mit Public-Direct-Link an Bewerber versenden. Jeder Bewerber bekommt einen individuellen Sign-Link, im Templates-Backoffice sehen Sie den Status aller Vorgänge nebeneinander.

Praktische Checkliste

Vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags per SES:

• [ ] Vertrag ist nicht befristet (oder für befristete Verträge QES nutzen)
• [ ] Kein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart (sonst QES für diese Klausel)
• [ ] Mitarbeiter hat ein funktionierendes E-Mail-Konto (Empfang des Sign-Links)
• [ ] Vertrag enthält alle Pflichtangaben nach § 2 NachwG (Arbeitszeit, Vergütung, Tätigkeitsbeschreibung, Urlaub, Kündigungsfristen)
• [ ] Kopie des signierten PDFs wird beiden Parteien per Mail geschickt (passiert bei VertragLotse automatisch)

Wenn die Befristung trotzdem ohne QES gemacht wurde

Sollte Ihnen das Missgeschick passieren und Sie einen befristeten Vertrag versehentlich per SES abgeschlossen haben, gilt: Der Vertrag ist wirksam, aber gilt als unbefristet. Die Befristung kann nicht nachträglich durch eine zweite Unterschrift „geheilt" werden — die Schriftform muss zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorgelegen haben.

Praktisch lösbar nur durch einen Auflösungsvertrag (Schriftform!) und einen neuen, korrekt befristeten Vertrag. Beide Parteien müssen einverstanden sein. Wenn der Arbeitnehmer den unbefristeten Status behalten will, ist das sein Recht.

Fazit

Der Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben ist seit dem NBG 2025 in den meisten Fällen ein No-Brainer — schneller, beweiskräftiger, papierlos. Die einzige scharfe Klippe ist die Befristung, die weiterhin Schriftform verlangt. Wenn Sie sich da unsicher sind, lassen Sie unsere KI-Analyse einmal drüberlaufen — sie erkennt Befristungsklauseln und schlägt die passende Signatur-Stufe vor.

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