Foto- und Video-Einwilligung (DSGVO) online unterschreiben

Für die Einwilligung in Foto- und Videoaufnahmen schreibt das Gesetz keine Form vor - weder Art. 7 DSGVO noch § 22 KUG verlangen eine Unterschrift auf Papier. Was die DSGVO dagegen unmissverständlich verlangt: Der Verantwortliche muss die Einwilligung nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO verschärft das noch - im Zweifel müssen Sie belegen, wer wann in welchen Zweck eingewilligt hat.

Genau daran scheitert die Praxis: Die Einwilligungen vom Elternabend liegen irgendwo im Ordner im Vereinsheim, drei Zettel fehlen, einer ist unleserlich, und ob eine Familie damals auch Social Media angekreuzt hat, weiß niemand mehr. Beschwert sich Jahre später eine abgebildete Person bei der Aufsichtsbehörde, beginnt die Suche - und wer nichts vorlegen kann, steht ohne Rechtsgrundlage da.

Eine elektronisch eingeholte Einwilligung dreht das um. Nach der Unterschrift versiegelt VertragLotse das Dokument mit einem PAdES-Server-Siegel; der Audit-Trail hält mit Zeitstempel, Dokument-Hash und gehashter IP-Adresse fest, wer wann signiert hat. Auf Wunsch stellt ein E-Mail-Code (MFA) zusätzlich sicher, dass tatsächlich die Inhaberin des Postfachs unterschrieben hat.

An dieser Rechtslage hat sich zwischen 2024 und 2026 nichts geändert - anders als etwa im Gewerbemietrecht gab es hier keine Formerleichterungen, weil es keine Form gibt, die man erleichtern müsste. Der Engpass war und bleibt der Nachweis. Deshalb ist die Foto-Einwilligung einer der dankbarsten Anwendungsfälle für die einfache elektronische Signatur.

Im Verein fallen Fotos ständig an: Spielberichte mit Mannschaftsfotos, das Sommerfest in der Vereinszeitung, Trainingsvideos auf Instagram. Statt am Saisonstart Zettel über die Kinder nach Hause zu schicken, versenden Sie die Einwilligung digital - jede Anfrage fasst bis zu 10 Empfänger, und über die Batch-Funktion erreichen Sie den gesamten Mitgliederbestand in einem Durchgang.

Kita und Schule kennen das Problem in seiner schärfsten Form: Die Fotoerlaubnis wandert im Ranzen nach Hause und kommt zur Hälfte nie zurück. Digital bekommen beide Elternteile einen eigenen Link, unterschreiben unabhängig voneinander am Handy, und die Einrichtung sieht im Dashboard auf einen Blick, welche Familien noch fehlen. Automatische Erinnerungen 7, 3 und 1 Tag vor Fristablauf ersetzen das Hinterhertelefonieren.

Unternehmen brauchen die Einwilligung für Mitarbeiterfotos auf Website, Intranet oder LinkedIn. Hier verdient die Freiwilligkeit besondere Sorgfalt: Im Beschäftigungsverhältnis muss erkennbar sein, dass die Zustimmung ohne Druck erfolgt und ihre Verweigerung keine Nachteile hat - ein eigenes, vom Arbeitsvertrag getrenntes Dokument mit klarer Zweckliste ist dafür der saubere Weg.

Fotografinnen und Fotografen schließlich holen das Model-Release am besten direkt am Set ein: Link aufs Handy des Models, Unterschrift im Browser, fertig - kein Konto nötig, kein Drucker im Studio. Das versiegelte PDF mit Audit-Trail lässt sich anschließend ins Vertragsarchiv übernehmen und dem Kunden oder der Agentur jederzeit vorlegen.

Bei Minderjährigen willigen die Sorgeberechtigten ein - bei Kinderfotos in Kita, Schule und Verein unterschreiben also die Eltern, nicht das Kind. Mit zunehmendem Alter kommt die eigene Einsichtsfähigkeit des Kindes hinzu; bei Jugendlichen ist es gute Praxis, sie das Dokument zusätzlich selbst mitzeichnen zu lassen.

Üben Eltern das Sorgerecht gemeinsam aus, vertreten sie ihr Kind grundsätzlich gemeinsam. Gerade bei der Veröffentlichung im Internet - die sich faktisch kaum zurückholen lässt - ist die Unterschrift beider Elternteile der belastbare Weg. Papier macht genau das mühsam: Ein Elternteil ist beim Elternabend, das andere auf Dienstreise, und der Zettel wartet wochenlang auf die zweite Unterschrift.

Digital lösen Sie das mit zwei Unterzeichnern in einer Anfrage: Beide Elternteile erhalten parallel ihren eigenen Link und signieren unabhängig voneinander - auch getrennt lebende Eltern von zwei verschiedenen Orten aus. Bleibt eine Unterschrift aus, verfällt die Anfrage nach 14 Tagen ohne Kosten - der Coin wird automatisch erstattet.

Ein Konto braucht dafür niemand - weder Eltern noch Mitglieder noch Models. Der Empfänger öffnet den Link im Browser auf Handy, Tablet oder PC, liest das Dokument und unterschreibt. Diese niedrige Hürde entscheidet in der Praxis über die Rücklaufquote: Was in zwei Minuten am Handy erledigt ist, bleibt nicht wochenlang liegen.

Inhaltlich steht und fällt die Einwilligung mit der Zweckbindung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verlangt festgelegte Zwecke. Benennen Sie konkret, wo Aufnahmen erscheinen sollen - Website, Social-Media-Kanäle, Print, interne Medien - und decken Sie Foto- und Videoaufnahmen ausdrücklich in einem Dokument ab. Eine pauschale Zustimmung „zu Werbezwecken" trägt im Ernstfall nicht.

Der Widerruf gehört von Anfang an dazu: Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann jede Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, und darüber ist schon vor der Abgabe zu informieren. Der Widerruf macht die bisherige Verwendung nicht rückwirkend rechtswidrig - künftig dürfen die Aufnahmen aber nicht mehr genutzt werden. Eine sauber archivierte, datierte Einwilligung zeigt dabei exakt, welcher Zeitraum abgedeckt war.

Im Streitfall - Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, Unterlassungsverlangen, Auskunftsersuchen - legen Sie das versiegelte PDF samt Audit-Trail vor: Wer hat wann welche Fassung mit welchen Zwecken unterschrieben. Elektronischen Signaturen darf die rechtliche Wirkung dabei nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegen (eIDAS Art. 25).

Die Kosten bleiben überschaubar: 1 Coin pro unterzeichnendem Empfänger (~1,80 €), Mengenrabatt über die Coin-Pakete; wer laufend Einwilligungen einholt, signiert im Pro-Abo ohne Coin-Verbrauch. Empfänger in Kopie oder als Betrachter - etwa der Datenschutzbeauftragte - sind kostenlos, und die signierten Dokumente lassen sich kostenlos ins Vertragsarchiv übernehmen, wo sie der Nachweispflicht zuliebe auch in fünf Jahren noch auffindbar sind.