Wohnungsgeberbestätigung online unterschreiben

Kaum ist der Mietvertrag unterschrieben, läuft eine Frist, die viele Vermieter nicht auf dem Schirm haben: Der Mieter muss sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der Meldebehörde anmelden (§ 17 BMG) - und braucht dafür die Wohnungsgeberbestätigung. Sie als Wohnungsgeber sind verpflichtet, den Einzug innerhalb derselben zwei Wochen zu bestätigen (§ 19 Abs. 1 BMG). Wohnt der Vermieter in einer anderen Stadt oder ist gerade im Urlaub, wird aus der Formalie schnell ein Terminproblem.

Digital löst sich das in Minuten: Sie füllen Ihre Vorlage aus - das PDF Ihres Vermietervereins, den Vordruck der Stadt oder ein eigenes Formular - und unterschreiben sie elektronisch im Browser. Das fertige Dokument trägt ein PAdES-Server-Siegel und einen Zeitstempel; der Mieter hat es noch am selben Tag im Postfach und kann seinen Termin beim Amt wahrnehmen. Drucker, Scanner und der Umweg über die Post entfallen vollständig.

Der Weg funktioniert in beide Richtungen. Als Vermieter mit VertragLotse-Konto laden Sie das ausgefüllte PDF hoch und signieren es selbst; ohne Konto nutzen Sie den Gast-Flow „Dokument signieren" mit Einmalzahlung. Genauso kann der frisch umgezogene Mieter aktiv werden: Er bereitet das Formular vor und sendet seinem Vermieter eine Signatur-Anfrage - der unterschreibt per E-Mail-Link am Handy, ganz ohne Registrierung.

Die Frist der Signatur-Anfrage beträgt standardmäßig 14 Tage, mit automatischen Erinnerungen 7, 3 und 1 Tag vor Ablauf - sie passt damit zum Zwei-Wochen-Rhythmus des Meldegesetzes. Reagiert der Vermieter nicht oder lehnt er ab, wird der eingesetzte Coin automatisch erstattet.

Wohnungsgeber ist, wer die Wohnung tatsächlich überlässt - und das ist nicht zwingend der Eigentümer. Bei der Untervermietung bestätigt der Hauptmieter den Einzug seines Untermieters, denn er stellt den Wohnraum zur Verfügung. Gerade bei Zwischenmiete und WG-Wechseln ist das der Normalfall, der in der Praxis am häufigsten Verwirrung stiftet.

Auch eine Hausverwaltung kann die Bestätigung ausstellen, wenn der Eigentümer sie damit beauftragt hat. Für Verwaltungen mit laufenden Mieterwechseln wird die Bestätigung zum Wiederkehr-Dokument: Mit der Batch-Funktion lassen sich viele Anfragen in einem Durchgang versenden, und der Eigentümer liest auf Wunsch als In-Kopie-Empfänger kostenlos mit.

Für private Vermieter rechnet sich der digitale Weg über die Wiederholung: Jeder Mieterwechsel verlangt eine neue Bestätigung, jede genehmigte Untervermietung bringt einen weiteren Einzug. Eine Unterschrift kostet 1 Coin (~1,80 €), Mengenrabatt gibt es über die Coin-Pakete - mit dem Pro-Abo signieren Sie ganz ohne Coin-Verbrauch. Das versiegelte PDF übernehmen Sie anschließend kostenlos ins Vertragsarchiv, direkt neben Mietvertrag und Übergabeprotokoll.

Ein Sonderfall zum Schluss: Wer als Eigentümer in die eigene Wohnung einzieht, bestätigt den Einzug für sich selbst. Auch diese Eigenerklärung ist ein einfaches, unterschriebenes Dokument ohne besondere Formhürde - sie lässt sich auf demselben Weg erstellen und signieren.

Das Bundesmeldegesetz schreibt für die Bestätigung gegenüber dem Mieter keine bestimmte Form vor - § 19 BMG verlangt eine Bestätigung mit bestimmten Pflichtangaben, nicht eine eigenhändige Tinten-Unterschrift. Ein elektronisch signiertes PDF erfüllt diese Anforderung. In der Praxis legen Mieter der Behörde ein ausgedrucktes oder am Handy vorgezeigtes PDF vor, und die meisten Meldeämter akzeptieren das ohne Rückfragen.

Ehrlich ist aber auch: Die Akzeptanz ist behördenabhängig. Meldeämter sind kommunal organisiert, und einzelne Ämter bestehen auf ihrem eigenen Vordruck oder einer Unterschrift im Original. Ein kurzer Blick auf die Website Ihrer Meldebehörde oder ein Anruf vor dem Termin erspart im Zweifel den zweiten Behördengang.

Daneben sieht § 19 Abs. 4 BMG einen zweiten, rein elektronischen Weg vor: Der Wohnungsgeber bestätigt den Einzug direkt gegenüber der Meldebehörde und erhält ein Zuordnungsmerkmal, das er dem Mieter für die Anmeldung mitteilt. Immer mehr Kommunen bauen diesen Weg im Zuge der elektronischen Wohnsitzanmeldung aus - flächendeckend verfügbar ist er Stand 2026 jedoch nicht. Das unterschriebene PDF bleibt deshalb der praktikable Standard für die Übergabe an den Mieter.

Inhaltlich verlangt § 19 BMG vier Dinge: Name und Anschrift des Wohnungsgebers - und, falls dieser nicht selbst Eigentümer ist, zusätzlich der Name des Eigentümers -, die Art des Vorgangs - Einzug oder Auszug - mit Datum, die Anschrift der Wohnung sowie die Namen aller meldepflichtigen Personen. Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt: Ziehen Partner oder Kinder mit ein, gehören alle Namen in die Bestätigung, nicht nur der des Mieters im Vertrag.

Die Pflicht ist bußgeldbewehrt: Wer die Bestätigung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit - es drohen bis zu 1.000 € Bußgeld (§ 54 BMG). Deutlich teurer ist die Gefälligkeitsbestätigung: Wer eine Wohnanschrift bestätigt, ohne dass tatsächlich jemand einzieht, riskiert als Scheinanmeldung ein Bußgeld bis zu 50.000 €.

Für den Streitfall liefert die digitale Signatur einen Nebeneffekt, den das Papier nicht hat: Der Audit-Trail dokumentiert mit Zeitstempel, Dokument-Hash und gehashter IP-Adresse, wann die Bestätigung ausgestellt wurde. Behauptet später jemand, sie sei zu spät oder gar nicht erteilt worden, lässt sich der Zeitpunkt minutengenau belegen - das schützt Vermieter wie Mieter.

Eine Auszugsbestätigung braucht es übrigens nur, wenn eine Abmeldung ansteht - typischerweise beim Wegzug ins Ausland oder wenn keine neue Wohnung im Inland bezogen wird. Auch sie ist formfrei und lässt sich auf demselben Weg digital ausstellen und signieren.