Befristeter Arbeitsvertrag online unterschreiben

Ein Startup stellt eine Projektmanagerin für zwölf Monate ein. Der befristete Arbeitsvertrag geht über ein E-Signatur-Tool raus, beide Seiten klicken, die Personalakte ist digital und sauber. Was in diesem Moment kaum jemand merkt: Die Befristungsabrede ist unwirksam - die neue Mitarbeiterin hat einen unbefristeten Arbeitsvertrag.

Der Grund steht in § 14 Abs. 4 TzBfG: Die Befristung eines Arbeitsvertrags bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Elektronisch lässt sich diese Form nur durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzen (§ 126a BGB). Eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur erreicht allenfalls Textform-Niveau - für die Befristung zu wenig.

Die Rechtsfolge ist dabei präzise dosiert: Nicht der Vertrag ist nichtig, sondern nur die Befristung entfällt. Der Vertrag gilt als auf unbestimmte Zeit geschlossen (§ 16 TzBfG). Der Arbeitgeber kommt nur noch über eine ordentliche Kündigung heraus - und braucht dafür in Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern einen Kündigungsgrund nach dem Kündigungsschutzgesetz.

Für den Arbeitnehmer ist der Formfehler ein Hebel: Mit der Entfristungsklage nach § 17 TzBfG kann er bis drei Wochen nach dem vereinbarten Vertragsende gerichtlich feststellen lassen, dass das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Aus der Saisonstelle wird so im ungünstigsten Fall eine Dauerstelle - samt Vergütungsansprüchen für die Zeit nach dem vermeintlichen Ende.

Seit dem 1. Januar 2025 hat das BEG IV viele arbeitsrechtliche Formvorschriften gelockert. Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 NachwG kann seitdem in Textform erfolgen - als speicherbares, druckbares PDF mit Empfangsnachweis statt als eigenhändig unterschriebenes Papier. Ausgenommen bleiben nur die Branchen des § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastronomie und Fleischwirtschaft.

Bei der Befristungsabrede selbst ist der Gesetzgeber dagegen bewusst hart geblieben: Der Referentenentwurf sah die Umstellung auf Textform noch vor, im Gesetzgebungsverfahren wurde sie gestrichen. § 14 Abs. 4 TzBfG verlangt Stand Mitte 2026 unverändert die Schriftform - eine Reform ist nicht beschlossen.

Eine einzige Lockerung gibt es: Die Befristung auf das Erreichen der Regelaltersgrenze kann seit dem BEG IV in Textform vereinbart werden (§ 41 Abs. 2 SGB VI). Diese Klausel in einem ansonsten unbefristeten Vertrag lässt sich also bereits heute mit einer einfachen elektronischen Signatur wirksam abschließen.

Wer also liest, der Arbeitsvertrag sei „seit 2025 komplett digital", sollte genau hinschauen: Das stimmt für den unbefristeten Vertrag und den Nachweis - für die kalendermäßige oder zweckbezogene Befristung stimmt es nicht. Genau diese Verwechslung produziert derzeit die teuersten Fehler in Personalabteilungen.

Unbefristeter Arbeitsvertrag: formfrei, die einfache elektronische Signatur genügt. Der Audit-Trail mit Zeitstempel, Dokument-Hash und gehashter IP sichert den Beweis, das PAdES-Siegel schützt das PDF nach Abschluss vor Manipulation. Bei VertragLotse kostet das 1 Coin (~1,80 €) pro unterzeichnendem Empfänger - der neue Mitarbeiter braucht kein Konto und unterschreibt per E-Mail-Link am Handy.

Befristeter Arbeitsvertrag: Schriftform für die Befristungsabrede. Elektronisch wirksam wird sie nur, wenn beide Parteien mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnen (§ 126a BGB). Die QES startet bei VertragLotse mit Phase 2 (Q4/2026) - bis dahin gehört die Befristung aufs Papier, mit eigenhändigen Unterschriften beider Seiten.

Kündigung und Aufhebungsvertrag: Hier hilft nicht einmal die QES - § 623 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Für die Beendigung bleibt nur die eigenhändige Unterschrift; eine rechtssichere Vorlage liefert der KI-Kündigungs-Generator als PDF und Word-Datei zum Ausdrucken.

Begleitdokumente: NachwG-Nachweis, Datenschutzinformation, Verschwiegenheitserklärung, Onboarding-Formulare - alles Textform oder formfrei und damit SES-tauglich. Diese Dokumente lassen sich im selben Versand an bis zu 10 Empfänger schicken, parallel oder in fester Reihenfolge.

Wer im März zwanzig Saisonkräfte für den Sommer einstellt, muss die Befristung nicht zum Digitalisierungs-Stopper machen. Bewährt hat sich ein zweigleisiger Ablauf: Die Befristungsabrede - in der Praxis meist der komplette Arbeitsvertrag - wird in zwei Ausfertigungen gedruckt und von beiden Seiten eigenhändig unterschrieben; alles andere läuft digital.

Entscheidend ist das Timing: Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss die schriftliche Befristungsabrede vor Arbeitsantritt von beiden Seiten unterzeichnet vorliegen. Lässt der Arbeitgeber die neue Kraft erst anfangen und reicht die Unterschrift später nach, ist die Befristung in aller Regel unwirksam - das Arbeitsverhältnis ist dann unbefristet entstanden.

Die digitalen Bausteine drumherum: der NachwG-Nachweis als PDF in Textform, Datenschutz- und Verschwiegenheitserklärungen per SES - bei vielen Einstellungen gleichzeitig über die Batch-Funktion. Für die Empfänger bleibt es einfach: E-Mail-Link öffnen, im Browser unterschreiben, fertig. Zum Unterschreiben bleiben standardmäßig 14 Tage; säumige Empfänger erinnert das System automatisch.

Das unterschriebene Papier-Original verdient denselben Ordnungsgrad wie die digitalen Dokumente: einscannen und kostenlos im Vertragsarchiv von VertragLotse ablegen - mit Erinnerung an das Befristungsende, damit Verlängerung oder Entfristung nicht in der Ablage untergeht. Sobald die QES mit Phase 2 verfügbar ist, fällt auch der letzte Papier-Schritt weg.